Consejos para mejorar concursos y contratos

Dos herramientas básicas de un profesional en suministros son las solicitudes de información, RFIs, y los contratos, por lo que hacer el mejor uso de estas es esencial para alcanzar mejores resultados para sus organizaciones

El profesional en suministros debe estar atento a la forma en que realiza sus procesos cotidianos de trabajo, es común que con el paso del tiempo, se olviden ciertos aspectos relevantes de las tareas, lo que incrementa la posibilidad de cometer errores o tomar malas decisiones. Dos procesos esenciales en la adquisición de productos y servicios, son la realización de concursos para seleccionar las fuentes de suministro y la formalización de los acuerdos en contratos comerciales.

Partiendo de la base que las solicitudes de compra “casi siempre” son urgentes, es común que se omita el uso del proceso de solicitud información, RFI, y se vaya directamente a utilizar la solicitud de propuestas, RFP, o la solicitud de cotización, RFQ. En algunos casos, la prisa es tal que el proceso se apoya en una asignación directa.

Recordemos que el proceso de solicitud de información, RFI, permite al comprador tener una mejor idea sobre la situación actual de proveedores, mercados y soluciones disponibles. La correcta utilización del proceso, permite limitar a los participantes en una solicitud de cotización, RFQ, a sólo los que verdaderamente estén calificados para ofrecer un producto el servicio de acuerdo a las necesidades de la empresa. Esto se traduce en mejores resultado con menos tiempo invertido.

Además de su función como “filtro”, el proceso de RFI ayuda a condicionar a los proveedores sobre lo que la empresa les estará requiriendo y la posibilidad de hacer negocios con la organización. Es una herramienta para despertar  el interés del mercado sobre nuestro negocio.

Recordemos que un principio importante que el proceso de solicitud de cotización, RFQ, es que los proveedores invitados tienen oportunidad de obtener el negocio. Recordemos que ellos requieren hacer una inversión para responder a nuestra solicitud y eso debe ser respetado. Cuando un proveedor piensa que solo es invitado para ser una de las 3 cotizaciones, pero no tiene opción de ganar, deja de tener interés sobre la empresa.

Cuando la complejidad de la compra lo requiere, es importante apoyarse en juntas para aclaración de bases, ya que éstas no sólo permiten a los proveedores entender mejor nuestras necesidades sino que ayudan también al comparador a realizar una mejor definición de lo que se busca y la forma en que se evaluarán las propuestas recibidas.

La mejor manera de reducir el tiempo que se requiere para revisar las propuestas, es apoyarse en formatos estándar que deben ser llenados por los proveedores, ya sea de forma manual o digital. Es importante remarcar a los proveedores la necesidad de cumplir con los formatos como parte del proceso de evaluación. Cuando un proveedor no se apega a estas indicaciones, genera dudas acerca de su capacidad para cumplir con otras solicitudes posteriores realizadas por la organización.

Recordemos, que la empresa se puede reservar el derecho de negociar con alguno de los proveedores las ofertas presentadas y no está obligado a asignar la compara al que inicialmente presente la mejor oferta, a menos que esto haya sido indicado en la invitación al proceso, en cuyo caso deberá de cumplirse lo establecido.

En relación a los contratos, hay dos aspectos importantes a tener en cuenta, la claridad del contenido y el control de los cambios. Con los contratos ocurre que mientras no haya problemas “todo está perfecto”, pero en cuanto hay algún conflicto, aparecen múltiples interpretaciones a cada cláusula, por lo que es poco claro que deben hacer las partes y cuáles son las consecuencias de los dudosos incumplimientos.

Para mejorar la claridad del contenido, es importante evitar el uso de palabras que tengan múltiples interpretaciones o sean poco definidas, un ejemplo es decir que “se espera” que el proveedor notifique, en vez de decir que “el proveedor debe notificar 72 horas después de….” Otro ejemplo, es cuando se indica que la empresa cubrirá los viáticos del proveedor, sin dejar claro que se entiende por este término y todo lo que abarca. Cada término debe ser claramente definido para evitar conflictos posteriores.

En general, el principal conflicto en los contratos se da en la mala definición del alcance, lo que deja abiertas opciones a interpretaciones que se convierten en conflictos. Las juntas de aclaración de bases, pueden ser una buena fuente de información para dar mayor claridad al trabajo deseado.

Cuando se usan cálculos con fórmulas o elementos complejos, se recomienda incluir un ejemplo del cálculo dentro del contrato que sirva como modelo para su posterior aplicación.

El tema de cambios debe ser atendido con formalidad para evitar que los contratos pierdan los objetivos buscados y generen contradicciones que imposibilitan su ejecución. Los temas más importantes a definir en relación a los cambios son:

  • Quién puede aprobar cambios en función de su magnitud financiera o de impacto
  • Quién validará la necesidad del cambio
  • Cómo se documentarán las solicitudes y las respuestas de cambio
  • Quién cuidará que el contrato mantenga su integridad
  • Qué plazos se requieren para responder a las solicitudes y como se manejarán las emergencias

La falta de control de cambios no solo afectará el contrato, sino que pone en riesgo la satisfacción de las necesidades para las cuales fue creado al permitir que se “pervierta” el alcance y sus  entregables.

En el tema de contratos, el profesional en suministros aprende por prueba y error, pero esto  puede  resultar muy costoso para la organización, es por esto, que documentar el aprendizaje y compartirlo con el resto de la organización es  algo fundamental.

Para conocer otros puntos de vista de estos temas, les recomiendo revisar los siguientes 2 artículos: 7 Common Mistakes During the RFP Process,  escrito por Steven Jeffery,  y Avoiding Pitfalls in Contract Drafting, escrito por Eric Peterson, Brandon Zimmerman and Markley Ward .

Fuente: http://spendmatters.com/mx-latam/consejos-para-mejorar-concursos-y-contratos/

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