Se perfila un año 2020 donde la incertidumbre en todos los ámbitos está presente. Nada extraño para Compras en los últimos tiempos.

Analizando el contexto, se hace necesario ocuparnos de los aspectos clave a considerar  en el área de Compras y cómo abordar de  manera eficiente el porvenir, con la convicción  de que aunque no será fácil, sí que podemos establecer una hoja de ruta que nos permita satisfacer las necesidades del negocio.

En primer lugar, conviene hacer una revisión exhaustiva de la estructura del área de Compras y evaluar las habilidades, debilidades y fortalezas del equipo que conforma el departamento. La palabra clave en esta fase será evaluar.

Para realizar esta evaluación, nada mejor que apoyarse en el equipo de RRHH.

Incorporarlos a esta tarea y contar con su experiencia nos garantizará el manejo profesional de esta fase.

Una vez hecho esto, es importante capacitar al equipo en aquellos aspectos que consideramos como brechas que pudieran dificultar la obtención de los objetivos.

Por ejemplo, si tenemos problemas en la base de proveedores con la que contamos, ya sea por fallas en cumplimiento de especificaciones, estándares de calidad y cantidades, o todas las anteriores, será importante desarrollar y ampliar la base de proveedores actual.

Para solventar esa debilidad, el equipo de Compras deberá entrenarse en  el área de desarrollo de proveedores a través de sus capacidades de búsqueda y estandarización u homologación  de proveedores. Lo dicho es apenas un ejemplo.

La inversión en la capacitación del equipo marcará un antes y un después en el desempeño de sus integrantes. El desarrollo del talento permitirá cohesionar a los colaboradores y generará compromiso con los objetivos planteados. Capacitar será el siguiente factor clave.

Reestructurar en función a las habilidades del equipo será importante para robustecer el área.

Evaluar las habilidades del colaborador, además de permitir conocer sus fortalezas, será fundamental para identificar en dónde se concentra su potencial y aprovecharlo para su propio crecimiento profesional.

En la reestructuración se deben considerar las fortalezas de cada integrante del equipo y fomentar el despliegue de esas habilidades.

Una de las premisas que debemos tener en cuenta es que el área de Compras debe ser, si no los es todavía, en un departamento asesor de la empresa, que sea capaz de tener la visión global del negocio y pueda consolidarse como un equipo experto en negociación, desarrollo, agilidad  e innovación.

Estos cuatro elementos constituyen los pilares fundamentales del departamento de Compras en la actualidad.

El departamento de Compras debe ser capaz de analizar grandes volúmenes de información, con tiempos  de respuesta de corto plazo y para lograr esto se requiere contar con un sistema tecnológico o plataforma de compras que permita procesar la información de manera automatizada y digitalizada, información que a su vez generará los datos que serán el insumo principal para la toma de decisiones.

Si ya se cuenta con una plataforma tecnológica, se requiere evaluar si se está utilizando al máximo de su capacidad operativa. Si por el contrario, el margen de uso es muy bajo, conviene trabajar desde ya en ajustar y elevar el rendimiento.

En el océano de los KPI´s desarrollados por los expertos en compras, será  importante revisar cuáles son los indicadores necesarios y vitales  que contribuirán al logro de los objetivos del negocio y por ende desechar aquellos que no están aportando valor real a las metas que se han establecido.

Para realizar esta evaluación se debe contar con el apoyo del departamento IT e incluir asesores expertos en el área tecnológica  para elevar el potencial de uso e incluso desarrollar reportes y herramientas digitales ajustadas al negocio. El correcto manejo de los datos y sobre todo de datos fidedignos será la base estructural  del  área.

Es de vital importancia alinear las capacidades del equipo de compras a las necesidades del negocio. Alinear es la siguiente clave.

La mayoría de los departamentos de compras se encuentran realizando funciones netamente tácticas y el enfoque estratégico es casi inexistente. Se debe trabajar en cómo pasar de la táctica a la estrategia. Esto es urgente. El departamento de Compras debe ser 80% estratégico y 20% táctico.

En tiempos de transformación digital, bigdata, blockchain, computación en la nube, startups, subastas inversas, e-procurement y una cantidad de elementos nuevos incorporándose al ámbito empresarial y de negocios, alinearse a esta realidad de cambios constantes no nos dejara aburrirnos ni deternos. La transformación digital será constante y  llegó para quedarse.

Y para lograr la alineación debemos conformar equipos multidisciplinarios,  involucrando a todas las áreas fundamentales de la empresa.

Compras deberá alinearse a los objetivos del negocio incrementando su participación en todas las decisiones importantes de la empresa, en el planteamiento y diseño de los objetivos, en ofrecer su visión y experticia de cara a los objetivos planteados, en asesorar a la directiva de la empresa, en ofrecer pronósticos de corto, mediano y largo plazo, en ofrecer alertas, avizorar riesgos y comunicarlos y un sinfín de aportes que compras puede y debe hacer.

En la práctica, realmente lo que ocurre es un des-engranaje de las áreas vitales de la empresa, ya que en muchos casos, salvo contadas excepciones,  los objetivos del año, por ejemplo,  en cuanto a las ventas, presupuestos  y estimaciones se realizan por un lado y el área de Compras es la última en enterarse. Un grave error para los tiempos que corren.

La siguiente tarea clave es integrar el área de compras a la consecución de los objetivos del negocio.

Pero para integrar a Compras en el logro de los objetivos es importante que la señal provenga desde la directiva de la empresa. El apoyo desde la dirección ayudará a que Compras se incorpore y su visión sea recibida con la expectativa y el peso que su experiencia en el área de negocios posea. Esto nos lleva a la siguiente clave: empoderar.

Aumentando la participación de compras, contribuirá a impulsar los cambios que beneficiaran a la visión global de la empresa y como consecuencia al logro de las metas planteadas para la compañía.

Son muchos los retos a los que nos enfrentaremos en Compras y será de gran utilidad empezar a trabajar en las oportunidades que se presentaran, para lo cual será necesario estar preparados.

Como resumen, las claves propuestas para Compras en el año 2020 serán:

  • Evaluación
  • Capacitación
  • Reestructuración
  • Alineación
  • Integración
  • Empoderamiento

Y todas enmarcadas en los cuatro pilares de Compras: negociación, desarrollo, agilidad  e innovación. De estos pilares hablaré en el próximo artículo.

Dicho esto, es vital comenzar a trabajar desde ya.

Si le interesa este artículo y se identifica con la visión propuesta o requiere asesoría para potenciar el departamento de Compras con la finalidad de apoyarle a enfrentar los retos del área, le invito a seguirme en mis redes sociales donde desarrollo éste y muchos temas interesantes para Compras, Abastecimiento y Logística.

Aquí mis coordenadas:

Correo: thamaracarolinasilva@gmail.com

Móvil: +58-414-2690504

Blog: https://thamarasilvaconsultor.wordpress.com/

En Instagram: tsilvaconsultoria

En Twitter: tsilvaconsultor

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s