El comportamiento ético y la prevención del fraude, son dos temas de mucha relevancia para garantizar el adecuado desempeño del área de compras.

La lucha por un comportamiento ético en los negocios debe ser peleada en mucho frentes, y uno de los más relevantes es dentro de la cadena de suministro, el reporte de Ecovadis llamado “The Fight Against Corruption: Insights Into Ethical Performance in Global Supply Chains” nos da un panorama general de cómo se encuentra este tema y que se está haciendo en el mundo.

La corrupción se define como cualquier tipo de abuso de poder en el lugar de trabajo para una ganancia privada, tomando la forma de soborno, conflicto de interés, fraude y/o lavado de dinero. Las empresas implementan sistemas anti-corrupción que generalmente contienen los siguientes elementos:

  • Políticas. Buscan comunicar su compromiso, sus objetivos y estrategias para prevenir actos de corrupción en todos los interesados que participan en la compañía, incluyendo los empleados.
  • Se basan en medidas internas de control que validan que tan efectivas son las políticas establecidas.
  • El monitoreo se concreta en reportes que evidencian los resultados obtenidos.

El estudio de Ecovadis encontró que la calificación promedio global en el tema de ética es de 42.2 puntos, sobre una escala de 100, de hecho una calificación por debajo de 45 implica que el tema de responsabilidad social corporativo está mal estructurado. Curiosamente las empresas de entre 26 y 999 empleados tienen una calificación ligeramente mejor, 42.4, que las que tienen más de 100 empleados, que lograron solo 41.2 de calificación. Las mejores calificaciones se lograron en Norte América con 45.7 y en Europa con 45.3. La calificación más baja se encontró en China con solo un 32.6 de calificación.

Detallando un poco el resultado anterior, las empresas en Norteamérica y Europa son las que tienen mayormente políticas formales sobre el tema de corrupción así como indicadores que reportan el estado del tema dentro de la organización. En promedio, las empresas tienden más a formalizar una política que implementar mediciones internas de control, esto parece indicar que se piensa que por el simple hecho de tener una política o código de conducta se cubre el tema.

Otros resultados relevantes del estudio son

  • En promedio, menos del 10% de las compañías reportan globalmente indicadores asociados con el tema de ética
  • Las empresas en Norteamérica son sancionadas dos veces más en aspectos éticos que en cualquier otra parte del mundo. Posiblemente eso es lo que contribuye a que existan sistemas de gestión anti corrupción más sólidos.
  • A nivel industria, el sector financiero y de seguros junto con el de generación y transmisión de energía son los más avanzados en el uso de indicadores y los niveles más bajos se encuentran en la construcción y en el comercio mayorista y detallista.

Un sólido sistema anticorrupción requiere de ciertos elementos esenciales para evitar el riesgo de aparición en las operaciones cotidianas, los cinco elementos básicos utilizados por las compañías alrededor del mundo son:

  • Una evaluación de riesgo de corrupción. Se identifican los tipos de corrupción a los que están expuestas las compañías en función de su operación. A partir de esto se identifican donde se deben invertir los esfuerzos y los tipos de control interno requeridos
  • Un proceso de “due diligence” realizado a terceros. En muchos casos, la corrupción es realizada por un tercero actuando a nombre de la empresa, estos pueden ser distribuidores, brokers, agentes, consultores consejeros o freight forwarders. Es necesario hacer una clara y profunda investigación de los antecedentes de estas organizaciones.
  • Un procedimiento de denuncia. Los empleados deben tener un sistema para reportar preocupaciones o violaciones en un ambiente seguro que les garantice la confidencialidad y el no recibir algún tipo de reprimenda.
  • Entrenamiento anticorrupción. Con esto se asegura que los empleados expuestos a este riesgo saben cómo manejar las situaciones. El entrenamiento puede ser de forma presencial o vía remota.
  • Auditorías de control interno. Es el proceso para verificar la implementación y la efectividad de los procedimientos de control. Deben ser auditorías periódicas que permitan identificar situaciones potenciales de incumplimiento.

Es importante entender que el modelo de evaluación que utiliza Ecovadis cuando se refiere a responsabilidad social corporativa, CSR, está compuesto de 3 grandes elementos y 7 indicadores gerenciales

  • Políticas. Que incluye políticas internas y avales externos
  • Acciones: para la implantación, para la certificación y nivel de desarrollo de las acciones a lo largo de la compañía
  • Calidad de los reportes disponibles, y visión 360° del tema

Para complementar esta visión es importante conocer el llamado “Triángulo del fraude” que es un modelo, creado por Donald R. Cressey, que explica las circunstancias o factores bajo los cuales una persona común, de cualquier profesión y de cualquier función corporativa o condiciona social, podría incurrir en cometer un fraude. Los tres elementos del triángulo son:

  • Presión (incentivo). Esto puede generarse por una adversa situación económica o una necesidad circunstancial, como gastos hospitalarios de un familiar.
  • Racionalización (actitud). El trabajador que comete el fraude genera una autoexplicación que sustenta sus actos porque aún se percibe como honesto. Por ejemplo: “después lo devuelvo”, “es que no me pagan lo suficiente”, “me lo deben porque me lo merezco”, etc.
  • Es la forma de abusar de la posición de confianza o poder. Esto aparece cuando los controles son ineficientes o vulnerables, los procedimientos son subjetivos, el beneficio es mayor al castigo o hay exceso de confianza.

En el caso específico de compras, algunas situaciones que se prestan a actos de fraude son:

  • Falta de procedimientos y manuales
  • Proveedores mal seleccionados por no cumplir con los requisitos básicos
  • Personal no calificado para la gestión
  • Escasez de materiales
  • Malas políticas de reaprovisionamiento
  • Compras dirigidas
  • Especificaciones técnicas sesgadas
  • Concursos deficientes
  • Conflictos de interés
  • Sobornos
  • Incumplimiento a tiempos de entrega o garantías
  • Falta de indicadores de gestión
  • Validación de pagos improcedentes
  • Malas prácticas de recepción en almacén
  • Malas políticas para pagos, devoluciones de pólizas de seguros o garantías comerciales

En general los analistas del triángulo coinciden que deben darse los tres elementos para que las personas incurran en el fraude, pero que generalmente la presión es el elemento más importante, por lo cual se debe validar la integridad de los colaboradores. Para mitigar el impacto de la racionalización es conveniente usar los talleres de sensibilización y para combatir la oportunidad lo mejor son las políticas y los controles.

Un documento de referencia importante es el ISO 37001 que se enfoca a la gestión de sobornos.

Para mayor información revisar al publicación “el triángulo del fraude” publicado por Juan Valdivia Jáuregui.

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